Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

- - - -

Rekisterinpitäjä on Porvoon Eläkkeensaajat ry, Porvoo 

Tietosuojatiedusteluihin vastaa:

- - - -

Puheenjohtaja Toivo Hämäläinen.
Viikinkitie 3 J 32, 06150 Porvoo
Puh. 050 495 1269
topi1.hamalainen@gmail.com

- - - -

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta Yhdistyslain mukaisen velvoitteen täyttämiseksi. Rekisteröinnissä noudatetaan Tietosuojalakia 5.12.2018/1050 ja, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). 

Rekisterissä ylläpidetään jäsenen henkilötietoja ja niissä tapahtuvia muutoksia. 
Jäsenen ilmoittamia perustietoja ovat etunimi, sukunimi, syntymäaika, kotipaikka ja osoitetiedot. Yhteydenpitoa varten rekisteriin tallennetaan jäsenen ilmoittama puhelinnumero, matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Jäsenen toiminnasta yhdistyksessä talletetaan mahdollisia huomionosoituksia varten seuraavia tietoja: Jäseneksi hyväksymispäivä, tieto rekisteröidyn luottamussuhteesta, tieto jäsenyyden päättymisestä. 
Rekisteriin merkitään jäsenen ilmoittama kiinnostus harrastustoimintaan ja talletetaan tietoa jäsenen aktiivisuudesta kerho- ja kilpailutoiminnassa toiminnan suunnittelua varten.
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen tai niin kuin on tarpeen rekisteröinnin jälkeen. 
Rekisteriin talletetaan tiedot jäsenen maksamista jäsenmaksuista. Maksullisten tapahtumien jälkeen laskutustiedot jäävät kirjanpitoon kirjanpitolain mukaiseksi ajaksi. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen jäsenten tiedot poistetaan Yhdistyksen aktiivirekisteristä. 

Säännönmukaiset luovutukset ja henkilötietojen siirtäminen 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi, esim. Eläkkeensaaja-lehden ja Jäsentiedotteiden postitus. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä ylläpidetään tietoverkossa osana Yhdistyksen kotisivuohjelmaa. Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti suojaamalla käytettävät laitteet salasanalla ja rekisteröimällä käyttötapahtumat. Organisatorisesti, rajaamalla pääsyn vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttövaltuuksien antamisesta päättää Yhdistyksen hallitus, joka myös vastaa käsittelyn ohjeistuksesta ja valvonnasta.
Rekisterinpitäjä edellyttää myös yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

Rekisteröidyn oikeudet 

Yhdistys lähettää jäsenrekisteristä kullekin sähköpostitietonsa antaneelle jäsenelle omat tiedot määräajoin tarkistettavaksi sähköpostilla. Jäsen voi automaattisesti vastausviestillä vahvistaa tietonsa oikeiksi. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheen korjaamista tai tietojen täydentämistä. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. 

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Hyväksytty Porvoon Eläkkeensaajat ry:n hallituksen kokouksessa 4.3. 2019.